Entsprechenserklärung nach § 161 AktG zur Beachtung des Deutschen Corporate Governance Kodex
Persönlich haftender Gesellschafter und Aufsichtsrat erklären, dass bei der Mühlbauer Holding AG & Co. KGaA (nachfolgend auch „Gesellschaft“ genannt) in ihrer Rechtsform den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 18. Juni 2009 („Kodex 2009“) mit folgenden Abweichungen entsprochen wird und auch künftig entsprochen werden soll:
Selbstbehalt bei D&O-Versicherungen
Die D&O-Versicherung für den Aufsichtsrat sieht derzeit keinen Selbstbehalt vor, da ein solcher die Möglichkeit einschränken würde, Mitglieder für den Aufsichtsrat mit weitreichender Erfahrung zu akquirieren, da diese sonst mit Haftungsrisiken auch im Bereich fahrlässigen Verhaltens rechnen müssten und Selbstbehalte im Aufsichtsratsbereich weiterhin unüblich sind (Kodex 2009 Ziffer 3.8 Abs. 2).
Offenlegung und Erläuterung der Vergütung des Managements
Eine Information der Hauptversammlung durch den Vorsitzenden des Aufsichtsrats der Gesellschaft über die Grundzüge des Vergütungssystems und deren Veränderung erfolgt nicht (Kodex 2009 Ziffer 4.2.3 Abs. 6).
Die Gesamtvergütung des persönlich haftenden Gesellschafters sowie der Vorstandsmitglieder der Mühlbauer Aktiengesellschaft (nachfolgend auch „Management“ genannt) für die Wahrnehmung ihrer Aufgaben in der Gesellschaft und den Tochterunternehmen wird im Anhang des Konzernabschlusses als Gesamtsumme ausgewiesen. Der Ausweis erfolgt jeweils aufgeteilt nach erfolgsunabhängigen und erfolgsbezogenen Komponenten sowie Komponenten mit langfristiger Anreizwirkung bzw. nach den Regeln der einschlägigen internationalen Rechnungslegungsvorschriften.
Die Offenlegung anderer als die nach den Gesetzen zwingend vorgeschriebenen Angaben, die Erläuterung des Vergütungssystems sowie die Berücksichtigung von Angaben zur Art der von der Gesellschaft erbrachten Nebenleistungen in einem Vergütungsbericht erfolgen nicht (Kodex 2009 Ziffer 4.2.4 und 4.2.5).
Das Vergütungssystem ist das Ergebnis vertraulicher Gespräche innerhalb des Aufsichtsrats sowie Gesprächen des Aufsichtsrates mit dem Management. Durch eine über die gesetzlichen Verpflichtungen hinausgehende Veröffentlichung von Details würde das Risiko einer gezielten Abwerbung von Schlüsselpersonen zunehmen, da die Details der Vergütungsstruktur dann auch für den Wettbewerb transparent wären.
Nebentätigkeiten, die keinem zwingenden gesetzlichen Zustimmungsvorbehalt unterliegen, können von den Mitgliedern des Managements teilweise auch ohne Zustimmung des Aufsichtsrats übernommen werden. Die Interessen der Gesellschaft und die Erwartungen an verantwortungsbewusste Entscheidungen des Managements sind durch die zwingenden gesetzlichen Vorschriften und die sonstigen vertraglichen Verpflichtungen des Managements ausreichend gewahrt (Kodex 2009 Ziffer 4.3.5).
Bildung von Ausschüssen im Aufsichtsrat
Solange der Aufsichtsrat der Mühlbauer Holding AG & Co. KGaA nur aus drei Mitgliedern besteht, werden keine Ausschüsse gebildet (Kodex 2009 Ziffer 5.2 Satz 2, 5.3.1 Satz 1, 5.3.2 Satz 1 und 2, 5.3.3).
Zusammensetzung und Vergütung von Aufsichtsratsmitgliedern
Auf die Festlegung einer Altersgrenze für Aufsichtsratsmitglieder wird verzichtet, da das Alter eines Menschen nach Auffassung der Gesellschaft kein Indiz dafür ist, ob ein Mandat ordnungsgemäß wahrgenommen werden kann oder nicht (Kodex 2009 Ziffer 5.4.1 Satz 2).
Bei der Zusammensetzung des Aufsichtsrats steht die professionelle Beratung und Überwachung des Managements im Vordergrund. Hierzu können Aufsichtsratsmitglieder auch dann geeignet sein, wenn sie die Kriterien für eine Unabhängigkeit im Sinne der Ziffer 5.4.2 Satz 1 des Deutschen Corporate Governance Kodex nicht erfüllen (Kodex 2009 Ziffer 5.4.2).
Soweit die Hauptversammlung den bisherigen Vertreter des persönlich haftenden Gesellschafters oder ein Vorstandsmitglied der Mühlbauer Aktiengesellschaft in den Aufsichtsrat der Gesellschaft wählt, wird über deren Wechsel in den Aufsichtsratsvorsitz von Fall zu Fall entschieden. Eine Begründung gegenüber der Hauptversammlung erfolgt nicht. Nach Auffassung des persönlich haftenden Gesellschafters und des Aufsichtsrats kann es in bestimmten Fällen sinnvoll sein, dass ehemalige Mitglieder des Managements den Aufsichtsratsvorsitz übernehmen. Da die internen Kenntnisse der ehemaligen Mitglieder des Managements über das Unternehmen die Effizienz der Kontrolle durch den Aufsichtsrat steigern, sieht der persönlich haftenden Gesellschafters und der Aufsichtsrat keine Notwendigkeit, den etwaigen Wechsel in den Aufsichtsratsvorsitz gegenüber der Hauptversammlung gesondert zu begründen (Kodex 2009 Ziffer 5.4.4).
Die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats ist in der Satzung der Mühlbauer Holding AG & Co. KGaA festgelegt. Die Satzung selbst sieht aktuell ausschließlich eine fixe Vergütung des Aufsichtsrats vor. Die Einführung einer variablen Vergütung ist nicht vorgesehen, da eine solche nach Ansicht des Unternehmens keine wesentliche Verbesserung der Anreizwirkung darstellt (Kodex 2009 Ziffer 5.4.6 Abs. 2 Satz 1).
Rechnungslegung
Die Aufstellung von Halbjahres- und etwaiger Quartalsberichte liegt nach den jeweiligen gesetzlichen Vorschriften in der Verantwortung des persönlich haftenden Gesellschafters und folgt einem engen Zeitplan. Aus diesem Grund erfolgt eine Erörterung der Halbjahres- und etwaiger Quartalsberichte vor deren Veröffentlichung zwischen dem persönlich haftenden Gesellschafter und dem Aufsichtsrat grundsätzlich nicht (Kodex 2009 Ziffer 7.1.2 Satz 2).
Persönlich haftender Gesellschafter und Aufsichtsrat erklären, dass bei der Mühlbauer Holding AG & Co. KGaA in ihrer Rechtsform seit der Entsprechenserklärung vom 19. Dezember 2008 bis zum 05. August 2009 den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 06. Juni 2008 („Kodex 2008“) und anschließend den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex in seiner neuen Fassung vom 18. Juni 2009 („Kodex 2009“) mit folgenden Abweichungen entsprochen wurde:
Selbstbehalt bei D&O-Versicherungen
Für die Organmitglieder bzw. den Aufsichtsrat bestand bei der D&O-Versicherung kein Selbstbehalt, da ein solcher die Möglichkeit eingeschränkt hätte, Mitglieder mit weitreichender Erfahrung zu akquirieren, da diese sonst mit Haftungsrisiken auch im Bereich fahrlässigen Verhaltens rechnen mussten und Selbstbehalte im Aufsichtsratsbereich weiterhin unüblich sind (Kodex 2008 bzw. Kodex 2009 Ziffer 3.8 Abs. 2).
Offenlegung und Erläuterung der Vergütung des Managements
Eine Begrenzungsmöglichkeit (Cap) von Aktienoptionsprogrammen für außerordentliche, nicht vorhergesehene Entwicklungen bestand nicht. Für die Festlegung eines Cap sah die Gesellschaft keine Notwendigkeit, da die Verteilung von Aktienoptionen individuell und allenfalls in kleinen Tranchen geplant war (Kodex 2008 Ziffer 4.2.3 Abs. 3 Satz 4).
Eine Information der Hauptversammlung durch den Vorsitzenden des Aufsichtsrats der Gesellschaft über die Grundzüge des Vergütungssystems und deren Veränderung erfolgte nicht (Kodex 2008 und Kodex 2009 Ziffer 4.2.3 Abs. 6).
Die Gesamtvergütung des persönlich haftenden Gesellschafters sowie der Vorstandsmitglieder der Mühlbauer Aktiengesellschaft (nachfolgend auch „Management“ genannt) für die Wahrnehmung ihrer Aufgaben in der Gesellschaft und den Tochterunternehmen wurde im Anhang des Konzernabschlusses als Gesamtsumme ausgewiesen. Der Ausweis erfolgte jeweils aufgeteilt nach erfolgsunabhängigen und erfolgsbezogenen Komponenten sowie Komponenten mit langfristiger Anreizwirkung bzw. nach den Regeln der einschlägigen internationalen Rechnungslegungsvorschriften.
Die Offenlegung anderer als die nach den Gesetzen zwingend vorgeschriebenen Angaben sowie die Erläuterung des Vergütungssystems in einem Vergütungsbericht erfolgte nicht (Kodex 2008 Ziffer 4.2.5 Abs. 1 und Kodex 2009 Ziffer 4.2.5 Abs. 1).
Eine über die Vergütungsteile des Managements, Angaben zum Wert von Aktienoptionen (soweit einschlägig), die jährliche Zuführung zu den Pensionsrückstellungen sowie die Grundzüge etwaiger durch die Hauptversammlung beschlossener Aktienoptionspläne hinausgehende Offenlegung und Erläuterung des Vergütungssystems, die Darstellung der konkreten Ausgestaltung von Aktienoptionsplänen, wesentliche Inhalte von Zusagen für den Fall der Beendigung der Tätigkeit als Mitglied des Managements sowie Angaben zur Art der von der Gesellschaft erbrachten Nebenleistungen in einem Vergütungsbericht erfolgten nicht (Kodex 2008 Ziffer 4.2.5 Abs. 2 und 3 und Kodex 2009 Ziffer 4.2.5 Abs. 2).
Das Vergütungssystem war das Ergebnis vertraulicher Gespräche innerhalb des Aufsichtsrats sowie Gesprächen des Aufsichtsrates mit dem Management. Durch eine über die gesetzlichen Verpflichtungen hinausgehende Veröffentlichung von Details hätte das Risiko einer gezielten Abwerbung von Schlüsselpersonen zugenommen, da die Details der Vergütungsstruktur dann auch für den Wettbewerb transparent gewesen wären.
Nebentätigkeiten, die keinem zwingenden gesetzlichen Zustimmungsvorbehalt unterliegen, konnten von den Mitgliedern des Managements teilweise auch ohne Zustimmung des Aufsichtsrats übernommen werden. Die Interessen der Gesellschaft und die Erwartungen an verantwortungsbewusste Entscheidungen des Managements sind durch die zwingenden gesetzlichen Vorschriften und die sonstigen vertraglichen Verpflichtungen des Managements ausreichend gewahrt (Kodex 2008 und Kodex 2009 Ziffer 4.3.5).
Bildung von Ausschüssen im Aufsichtsrat
Es wurden keine Aufsichtsratsausschüsse gebildet, da der Aufsichtsrat nur aus drei Mitgliedern bestand (Kodex 2008 und Kodex 2009 Ziffer 5.2 Satz 2, 5.3.1 Satz 1, 5.3.2 Satz 1 und 2, 5.3.3).
Zusammensetzung und Vergütung von Aufsichtsratsmitgliedern
Eine Festlegung einer Altersgrenze für Aufsichtsratsmitglieder erfolgte nicht, da das Alter eines Menschen nach Auffassung der Gesellschaft kein Indiz dafür war, ob ein Mandat ordnungsgemäß wahrgenommen werden kann oder nicht (Kodex 2008 und Kodex 2009 Ziffer 5.4.1 Satz 2).
Aufsichtsratsmitglieder konnten auch dann als unabhängig und geeignet gelten, wenn sie die Kriterien für eine Unabhängigkeit im Sinne der Ziffer 5.4.2 Satz 1 des Deutschen Corporate Governance Kodex nicht erfüllten (Kodex 2008 und Kodex 2009 Ziffer 5.4.2)
Über den Wechsel des Vertreters des persönlich haftenden Gesellschafters oder eines Vorstandsmitglieds der Mühlbauer Aktiengesellschaft in den Aufsichtsratsvorsitz konnte ohne Begründung gegenüber der Hauptversammlung von Fall zu Fall entschieden werden (Kodex 2008 Ziffer 5.4.4).
Sofern die Hauptversammlung den bisherigen Vertreter des persönlich haftenden Gesellschafters oder ein Vorstandsmitglied der Mühlbauer Aktiengesellschaft in den Aufsichtsrat der Gesellschaft gewählt hätte, wäre über deren Wechsel in den Aufsichtsratsvorsitz von Fall zu Fall entschieden worden. Eine Begründung gegenüber der Hauptversammlung wäre nicht erfolgt (Kodex 2009 Ziffer 5.4.4).
Nach Auffassung des persönlich haftenden Gesellschafters und des Aufsichtsrats kann es in bestimmten Fällen sinnvoll sein, dass ehemalige Mitglieder des Vorstands in den Aufsichtsrat wechseln und dort auch den Aufsichtsratsvorsitz übernehmen. Da die internen Kenntnisse der ehemaligen Mitglieder des Managements über das Unternehmen die Effizienz der Kontrolle durch den Aufsichtsrat steigern, sah der persönlich haftenden Gesellschafters und der Aufsichtsrat keine Notwendigkeit, den etwaigen Wechsel in den Aufsichtsratsvorsitz gegenüber der Hauptversammlung gesondert zu begründen.
Der Aufsichtsrat wurde nicht (auch nicht teilweise) erfolgsorientiert vergütet. Die Satzung selbst sah ausschließlich eine fixe Vergütung des Aufsichtsrats vor. Die Einführung einer variablen Vergütung war nicht vorgesehen, da eine solche nach Ansicht des Unternehmens keine wesentliche Verbesserung der Anreizwirkung darstellte (Kodex 2008 und Kodex 2009 Ziffer 5.4.6 Abs. 2 Satz 1).
Rechnungslegung
Die Aufstellung von Halbjahres- und etwaiger Quartalsberichte liegt nach den jeweiligen gesetzlichen Vorschriften in der Verantwortung des persönlich haftenden Gesellschafters und folgt einem engen Zeitplan. Deshalb erfolgte eine Erörterung der Halbjahres- und etwaiger Quartalsberichte vor deren Veröffentlichung zwischen dem persönlich haftenden Gesellschafter und dem Aufsichtsrat grundsätzlich nicht (Kodex 2008 und Kodex 2009 Ziffer 7.1.2 Satz 2).
Roding, 23. Dezember 2009
der der
persönlich haftende Gesellschafter Aufsichtsrat
